« Tous au Jardin » au Château d'Hélécine – quelles sont les explications d’un tel « fiasco » ?

L'exposition "Tous au jardin", prévue au Château d'Hélécine les 29 et 30 avril 2023, devait être LE rendez-vous des passionné.e.s à la main verte dans le cadre enchanteur du domaine provincial.

Vous n'en aviez pas entendu parlé ? Nous non plus et cela explique sans doute le fiasco de ce weekend où une douzaine d'exposants n'ont pu rencontrer que quelques dizaines de visiteurs, davantage attirés par les châteaux gonflables pour leurs enfants que par les stands présents.

Un véritable "fiasco" qui a attiré l'attention de Carl Cambron, Conseiller provincial Engagé. Celui-ci a donc interrogé le Collège MR-PS sur les raisons de cet échec.

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Monsieur le Président,

Monsieur le Gouverneur,

Mesdames et Messieurs les Députés provinciaux,

Chers Collègues.

Les 29 et 30 avril derniers se tenait au Domaine provincial d’Hélécine le “salon du jardin”, un évènement familial proposant au public de rencontrer différents exposants actifs dans l’embellissement et l’entretien des jardins. Le tout dans le cadre enchanteur du Château d’Hélécine au cours d’un weekend ensoleillé. Tous les ingrédients semblaient donc réunis pour faire de ce salon une belle réussite … Ce qui ne fut malheureusement pas le cas.

Il nous revient en effet que certains exposants se sont plaints de l’organisation de cet évènement, pointant deux problèmes majeurs. Tout d’abord, le faible nombre d’exposants présents : à peine une douzaine ! Un nombre très faible qui s’expliquerait par une communication trop légère visant les professionnels invités lors du salon : de simples courriels « copiés-collés » traitant d’autres évènements et d’autres dates et comportant mêmes certaines erreurs qui se sont retrouvées ensuite dans d’autres e-mails censés les corriger.

Ensuite, le salon aurait drainé un nombre excessivement faible de visiteurs, pour la plupart des ménages avec de jeunes enfants davantage attirés par la présence de châteaux gonflables que par le jardinage. Une fois de plus, la communication semble être la clé pour comprendre cette faible affluence : aucune publicité faite par la presse ; aucune séquence sur l’une ou l’autre télévision locale ; aucune mention de l’évènement sur internet au préalable ; aucune affiche ou flyer qui auraient pu (ou auraient dû) être envoyées aux exposants pour leur permettre d’en faire part autour d’eux et, surtout, trop peu de publicité faites via les réseaux sociaux ! Tout au plus est-il fait mention de l’évènement au bas d’une publication datant du 28 avril à 20h08 (la veille de l’évènement donc) sur la page Facebook « Château Hélécine » et complètement perdue au milieu d’autres informations.

Une telle situation est incompréhensible et donne une très mauvaise image de la Province ! Mes questions sont donc, vous vous en doutez, nombreuses :

• Lorsqu’il est apparu que l’édition 2023 n’attirerait qu’une douzaine d’exposants (soit beaucoup moins que lors de précédentes éditions), ne convenait-il pas d’annuler l’évènement ?

• Accessoirement, pouvez-vous me communiquer oralement les chiffres de fréquentation du Domaine d’Hélécine au cours de ce weekend et au cours du mois d’avril par écrit ? Vu l’existence de compteurs, ces chiffres devraient être aisément disponibles.

• Comment expliquer l’imbroglio de mails informatifs envoyés aux exposants (mails contenant des erreurs, des erratums répétant ces mêmes erreurs, etc.) ?

• Quels furent les moyens réellement dégagés pour la communication de cet évènement ? Quels canaux furent réellement mobilisés (presse écrite, tv locale, radio, etc.) ?

• Comment expliquer que le seul rappel de l’évènement se soit apparemment limité à 2 lignes visibles uniquement après avoir cliqué sur un onglet “voir plus” et perdues au milieu d’autres informations portant sur d’autres sujets ?

• Les responsables de cette débâcle ont-ils mené une évaluation ? Puis-je en avoir connaissance ?

• Des mesures seront-elles prises afin de ne plus répéter les mêmes erreurs lors de la prochaine édition du salon s’il y en a une ?

Je vous remercie.

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Réponse du Collège :

Monsieur le Conseiller provincial,

En séance du 15 juin 2023 et sur présentation du dossier par Monsieur Marc Bastin, Député provincial en charge du Domaine d’Hélécine, le Collège provincial a pris connaissance de votre question écrite du 25 mai 2023 et vous en remercie.

L’objectif de ces deux journées était de proposer au public du Château d’Hélécine « un Salon du Jardin » regroupant de nouvelles techniques ou technologies, des pratiques de jardinage, des plantes particulières ou encore des produits et fournitures liés aux plaisirs du jardin. Cet évènement devait, nous l’espérions, rencontrer un succès similaire aux « Tables gourmandes » ou au « Toutou’s Day », qui proposaient également la découverte de différents stands autour d’une thématique unique.

L’appel à intérêt pour l’organisation du « Salon du Jardin » a été envoyé le 17 janvier 2023 à 630 sociétés, sur base d’un listing élaboré par le service provincial de l’Economie et du Commerce. Suite à cette large prospection et à un mail de relance, 31 sociétés ont marqué leur intérêt pour participer à cet évènement. Après l’envoi des conditions de participation à celles-ci, 12 sociétés ont finalement réservé un stand.

Comme évoqué dans votre question, le formulaire d’inscription envoyé aux sociétés intéressées n’ayant pas été transmis sous format PDF, des informations erronées ont pu apparaître lors de la manipulation de celui-ci. Il s’agit toutefois d’une erreur matérielle qui ne concerne pas le premier mailing d’appel à intérêt. L’équipe administrative du Château gère un riche programme d’animations chaque année, tout en assurant la bonne gouvernance d’un parc récréatif avec tous les impératifs que cela implique : elle n’est donc pas à l’abri d’une erreur dans l’envoi d’un mail. Nous serons néanmoins vigilants à ne pas commettre le même impair lors de nos prochains mailings évènementiels.

Malgré le faible nombre d’exposants ayant confirmé leur présence, la décision a été prise de maintenir l’évènement car, d’une part, la variété des exposants présents permettait d’offrir au public une expérience globale satisfaisante autour du jardin et, d’autre part, les « Tables Gourmandes », organisées le dimanche 13 novembre 2022, ont rencontré un beau succès de foule en accueillant, elles aussi, 12 exposants. Une évaluation interne a bien sûr été réalisée en collaboration avec le personnel du Château et le concessionnaire Horeca, comme cela se fait après chaque évènement : nous vous en livrons les principaux résultats ci-dessous. La reconduction de « Tous au jardin » est actuellement en réflexion.

En termes de communication, il est à noter que « Tous au jardin » a bénéficié d’une stratégie éditoriale sur Facebook identique aux « Tables gourmandes » : un post annonçant l’évènement et relançant un appel aux exposants ; un post plus global annonçant les activités de ce long weekend et reprenant, outre l’évènement, les nombreuses animations proposées au cours de celui-ci ; et, enfin, un post le jour même de l’évènement pour relancer l’intérêt du public. La communication de tous nos évènements et animations se fait essentiellement via Facebook. En effet, la page du Château dispose d’une communauté importante et très réactive comptant, à ce jour, pas moins de 65.000 abonnés : ce support nous permet donc de toucher un large public pour promouvoir nos activités.

En termes de fréquentation, le Domaine accueille en moyenne 361.754 visiteurs par an et entre 5.000 et 8.000 visiteurs suivant les évènements proposés, toujours avec ce même parti pris d’une communication axée sur Facebook. Le choix d’une promotion via les réseaux sociaux s’est avéré un succès jusqu’à présent mais ce succès dépend également d’un autre impératif, non maîtrisable celui-là : la météo ! Ce weekend des 29 et 30 avril, le temps n’était pas favorable le samedi et a certainement dissuadé de nombreux visiteurs. Ainsi, la fréquentation était de 814 personnes pour la journée du 29 avril et de 4.804 personnes pour la journée du 30 avril. Pour le mois d’avril, on comptabilise 27.030 visiteurs.

Tout au long de l’année, les équipes du Château d’Hélécine mettent tout en oeuvre pour proposer à un public familial de plus en plus nombreux, en plus d’une offre récréative permanente (la plaine de jeux, des balades, la pêche, le mini-golf et les animaux), des animations variées telles que les châteaux gonflables, les spectacles de marionnette, le petit train, la présence de mascottes ou encore des évènements attendus par le public, comme la Parade Vénitienne (12.624 visiteurs le 26 février 2023). La fréquentation globale du site ne cesse par ailleurs d’augmenter comme en témoignent les statistiques des dernières vacances de printemps (19.792 visiteurs) et du long weekend de l’Ascension (13.613 visiteurs). Depuis le 1er janvier, le Domaine a accueilli 106.777 visiteurs.

Nous avons à coeur de mettre à disposition du public des lieux récréatifs dynamiques au sein d’espaces naturels et patrimoniaux de qualité. Le riche programme évènementiel du Château d’Hélécine participe à donner une image positive du Brabant wallon, comme en témoignent les nombreux messages positifs et bienveillants de nos visiteurs sur la page Facebook du Château d’Hélécine.

Nous vous invitons à découvrir nos prochains évènements :

- Du 8 juillet au 27 août 2023, les terrasses de l’été avec de nombreuses animations festives ;

- Le 6 août 2023 : « Risenation » ;

- Le 24 septembre : la deuxième édition du « Toutou’s Day » ;

- Du 23 octobre au 3 novembre, des animations sur la thématique d’Halloween ;

- Le 12 novembre 2023 : les « Tables gourmandes ».

Nous vous prions d'agréer, Monsieur le Conseiller provincial, l'expression de notre considération distinguée.